در صورتی که از کسی طلبی داریم که شخص حاضر به پرداخت آن نمی‌شود، یا از ایفای تعهدی امتناع می‌نماید و یا هر ادعای دیگری که نسبت به شخصی داشته که مدارک لازم جهت اثبات حق خود در دادگاه نیز وجود دارد قبل از طرح دعوی در دادگاه، یک فرصت دیگر به طرف مقابل می‌دهیم تا نسبت به ادای دین یا ایفای تعهد اقدام نماید به این نحو که با مراجعه به محل فروش تمبر و اوراق قضایی در مراجع قضایی، فرم اظهارنامه را دریافت کنیم. در واقع ارسال اظهارنامه، یک درخواست رسمی است، اما بدون حضور در مراجع قضایی، اگر اظهار شونده توسط اظهارنامه به خواسته متقاضی ترتیب اثر ندهد از طریق قضایی پیگیری خواهد شد. به گزارش «تابناک» هر شخص ذیحقی لازم نیست حتماً برای مطالبه حق خویش اقدام به اقامه دعوی نماید. زیرا ممکن است با درخواست شفاهی از کسی که بایستی این حق را اداء نماید، به مقصود خویش نایل نگردد. اما در برخی موارد، چون اثبات مطالبه شفاهی به نوعی مشکل است، بنابراین با تنظیم اظهارنامه و ارسال آن برای مخاطب به طور رسمی اقدام به مطالبه حق خود می‌کند. چگونگی تنظیم اظهارنامه امروزه با تحقق ثبت دعاوی از طریق سیستم رایانه‌ای در مراکز استان‌های سراسر کشور، به سهولت می‌توان به یکی از دفاتر خدمات الکترونیکی مراجعه و نسبت به ثبت اظهارنامه اقدام نمود. در سایر شهر‌ها نیز از طریق مراجعه مستقیم به دادگستری این امر میسور می‌باشد. لازم بذکر است که چنانچه طرف دعوی بیشتر از یک نفر باشد به ازای هر نفر یک برگ اضافه می‌شود. به علاوه هنگامی که به وسیله اظهارنامه مطالبی را به طور رسمی به طرف مقابل ارسال می‌کنیم نوشته باید طوری باشد که بعد‌ها قابل اثبات باشد و همچنین وقتی می‌خواهیم چیزی را به کسی بدهیم و او حاضر نیست آن را بگیرد، از طریق ارسال اظهارنامه به او تسلیم می‌کنیم. سایر کاربرد‌های اظهارنامه در صورتیکه برخی افراد می‌خواهند با طرف مقابل خود، صلح و سازش کند، گاهی اوقات کسانیکه دلیلی جهت اقامه دعوی و احقاق حق خود ندارند، می‌توانند با ارسال اظهارنامه و دریافت پاسخ طرف مقابل، در دادگاه به پاسخ ارائه شده از سوی طرف مقابل خود استناد نمایند. ارسال اظهارنامه اصولاً اختیاری است و اجباری در ارسال آن برای افراد وجود ندارد لیکن در موارد خاصی، اظهارنامه وفق قوانین و مقررات خاص، اجباری تلقی شده است. اظهارنامه برای بیان رسمی و محترمانه جهت مطالبات می‌باشد که امری بسیار مقبول و پسندیده تلقی می‌شود و چه بسا که همین اظهار رسمی بسیاری از مشکلات را حل نموده و از حضور افراد مختلف با شوون اجتماعی متفاوت در دادگاه‌ها جلوگیری نماید و مانع از کثرت پرونده‌ها در دادگاه‌ها و اطاله دادرسی شود. به نوشته پایگاه اطلاع رسانی  معاونت فرهنگی قوه قضاییه در نوشتن متن اظهارنامه باید مواظب بود تا مطالبی عنوان نشود که موجب سوء استفاده طرف مقابل شود و بتواند علیه نویسنده اظهارنامه استفاده نماید و همچنین از بکاربردن کلمات تهدید آمیز و غیرمحترمانه پرهیز شود و خلاصه اینکه جز در مواقع لازم از فرستادن اظهارنامه خودداری نماییم، زیرا ممکن است ارسال اظهارنامه موجب هوشیاری طرف مقابل شود. مثلاً اگر موضوع دعوی شما مطالبه وجه باشد و قصد داشته باشید با صدور قرار "تامین خواسته" اموال طرف را توقیف کنید او با وصول اظهارنامه این فرصت را پیدا می‌کند که اموال خود را از دسترس شما خارج نماید. توصیه می‌شود در پایان اظهار نامه به اظهار شونده و مخاطب گوشزد شود در صورت عدم پاسخ لازم از طرف وی، اقدامات قانونی از جمله مراجعه به مراجع صلاحیتدار قضایی و در نتیجه مسئولیت پرداخت هزینه‌های دادرسی، حق الوکاله وکیل، عند اللزوم حق الزحمه کارشناسی و ... نیز بر عهده وی خواهد بود.